Ondernemen : Hoe maak je een correct factuur op

Heel wat ondernemers maken hun factuur nog steeds niet helemaal correct op, dat kan leiden tot problemen wanneer de klant een factuur weigert te betalen en zelfs tot boetes opgelegd door de overheidsadministratie. Het is dan ook van zeer groot belang voor jou én je bedrijf dat je de factuur correct opmaakt.

Onze backoffice zocht voor jou uit hoe je dit doet.

Wanneer is het nodig om een factuur op te stellen?

Dat is altijd het geval wanneer je in de weer bent voor btw-plichtigen, zoals bedrijven, zelfstandigen, vzw’s en overheidsinstellingen. Ga je aan de slag voor privépersonen – je verkoopt bijvoorbeeld via een webshop babykledij aan particulieren? Dan hoeft een factuur niet. Al bestaan ook daar uitzonderingen op de regel, zoals de verkoop en herstellingen van auto’s of auto-onderdelen, diensten rond verhuizing of meubelbewaring, werken aan gebouwen en de verkoop ervan. Ga voor je start met je onderneming zeker opzoek naar de juiste informatie of vraag je Parfiné dossierbeheerder je hierbij te helpen.

Wanneer moet je factuur de deur uit?

De regel is simpel: zo snel mogelijk nadat je jouw product of dienst leverde. Vaak heb jij zelf behoorlijk wat kosten aan het begin van elke maand. Dan is het mooi meegenomen dat je daar de centen voor hebt.

De uiterste datum om je factuur te versturen is de 15de dag van de maand volgend op de levering van je product of dienst. Een tip: reserveer één dag per maand – bij voorkeur in de eerste week – om je administratie bij te spijkeren.

Ook de btw heeft zijn eigen regelmaat. Die is opeisbaar in de maand of het kwartaal waarin je jouw product of dienst leverde. Bijgevolg moet je deze doorstorten in die maand of dat kwartaal. Dat gebeurt via je btw-aangifte – je Parfiné dossierbeheerder weet er alles van. De btw van een voorschotfactuur is opeisbaar in de maand of het kwartaal waarin je klant het voorschot betaalde. Belangrijk: talm je met facturen op te maken? Of stort je de btw te laat door? Dan zwaait de overheid met – je raadt het al – boetes en verwijlintresten.

Een voorbeeld maakt veel duidelijk.

• Stel: op 25 maart schilder je de gevel van je klant.
• Je hebt tot 15 april om je factuur op te stellen en te versturen.
• De btw neem je op in de aangifte van de derde maand (als je met maandaangiftes werkt) of van het eerste kwartaal (bij kwartaalaangiftes).
• Verstuurde je begin maart een voorschotfactuur, die de klant betaalde op 20 maart? Dan stort je de btw door in de derde maand of het eerste kwartaal. Betaalde de klant begin april? Dan stop je de btw in de aangifte van de vierde maand of het tweede kwartaal.

Hoeveel tijd heeft je klant om te betalen?

Stuur je de factuur naar een andere zelfstandige of onderneming? Deze heeft 30 dagen de tijd, te rekenen vanaf de ontvangstdatum van de factuur. Uiteraard kan je samen een andere termijn afspreken. Een tip: zet dat op papier, zoals met alle goede afspraken.

Bij facturen voor particulieren bestaat geen vaste termijn. De wet spreekt van een redelijke termijn, die in de praktijk neerkomt op één tot twee weken. Ook hier een gratis tip: bepaal zelf een redelijke betalingstermijn in je algemene voorwaarden. Zo vermijd je misverstanden en mistoestanden.

Mag je factuur afwijken van je offerte?

Volgens de wet worden offertes opgemaakt “in de context van” de algemene voorwaarden. Wat in jouw algemene voorwaarden staat, is dus doorslaggevend. Het aanvaarden van een offerte – expliciet door de ondertekening ervan, impliciet door de werken te laten uitvoeren – betekent altijd dat de klant akkoord gaat met je algemene voorwaarden.

TIP!

Reken geen btw op je facturen naar het buitenland.

Dat is makkelijk, denk je dan. Helaas wordt het kluwen er niet minder om. Want er gelden andere regels voor goederen of diensten, voor binnen of buiten de EU, voor particulieren of bedrijven. Gelukkig weet jouw Parfiné dossierbeheerder er alles van!

Wat staat er op een correcte factuur?

Vanzelfsprekend bevat je factuur volgende gegevens:

• je eigen bedrijfsnaam
• je rechtsvorm
• het adres van je bedrijf
• je bankrekeningnummer
• je btw-nummer

Vergeet zeker ook niet om onderstaande gegevens op je factuur te vermelden:

• de gegevens van de klant: officiële naam, adres en btw-nummer
• factuurdatum en leverdatum van je dienst of product
• volgnummer: de nummers van je facturen moeten ononderbroken oplopen, een geheim kunnen we je alvast verklappen: je hoeft niet per se met het volgnummer 1 te beginnen. Zo merkt je klant niet dat hij de spits afbijt.
• omschrijving van elke dienst
• eenheidsprijs: per uur, per stuk, per meter,...
• de zogenaamde “maatstaf van heffing”: het totaalbedrag exclusief de btw
• het btw-tarief – afhankelijk van je activiteit is dat 6%, 12% of 21% – en het totaalbedrag van de btw
• de totaalprijs: maatstaf + btw
• het gerechtelijk arrondissement waartoe je zaak behoort. Heb je een vennootschap? Vermeld dan de rechtbank van koophandel van je regio.
• eventuele kortingen trek je af van het totaalbedrag, exclusief de btw.

Niet verplicht, maar zeker aan te bevelen:

• je algemene verkoopsvoorwaarden, of een link naar je algemene voorwaarden.
• een vervaldatum, in het zinnetje “gelieve te betalen voor DD/MM/JJJJ”
• een sympathiek bedankje, genre “bedankt voor het vertrouwen, het was fijn voor u werken.” Ook altijd meegenomen: een oproep om je zaak te volgen op sociale media. Of kies voor de klassieker “Bent u tevreden? Vertel het voort. Bent u niet tevreden, vertel het mij”.